Conselho dos Juizados edita normas sobre processos arquivados

Na terça-feira (8) foi publicada a Instrução Normativa nº 18, de 02 de setembro de 2009, que estabelece a política de gestão dos processos arquivados, no âmbito dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais, para fins de eliminação física dos autos.

Considerando a necessidade de preservar as ações judiciais transitadas em julgado de interesse para o patrimônio histórico e o elevado custo no armazenamento de processos findos, o Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais resolveu estabelecer o procedimento de eliminação dos autos físicos das ações transitadas em julgado e definitivamente arquivadas, no âmbito dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais de primeiro e segundo graus do Estado de Mato Grosso do Sul.

No início do procedimento serão avaliados, por uma comissão, os processos definidos como passíveis de eliminação, com vista a selecionar aqueles que, pela sua peculiaridade, devam ser preservados permanentemente para composição da memória institucional.

Serão considerados como de interesse ou valor histórico, o primeiro processo de cada Juizado e os feitos que dizem respeito a relevantes aspectos sócio-político-econômicos da região, que deverão ser encaminhados à Coordenadoria de Memorial e Arquivo do Tribunal de Justiça, onde ficarão preservados, sendo permitida a extração de cópias às instituições de ensino ou entidades ligadas à preservação histórica.

O presidente do Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais, Des. Rêmolo Letteriello, informou que no ano de 2003 já havia começado a fazer esse trabalho e com a evolução da digitalização, em conjunto com a Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica, foi elaborado um projeto mais moderno para o descarte processual. “Em algumas comarcas não há espaço físico para se arquivar esses processos, que a partir de agora serão reciclados, visando a preservação ambiental”.

O magistrado acrescentou que só nos juizados especiais é possível essa forma de descarte, pois na justiça comum, com a reforma promovida pela Lei nº 6.246/75, foi vetado o artigo 1.215 do Código Processo Civil, que dispunha sobre a eliminação dos processos. “Nos juizados especiais as sentenças são escaneadas e eliminadas fisicamente. Antes eram arquivadas em pastas e agora serão arquivadas digitalmente”.

De acordo com Maria José Teixeira Marcelo, diretora da Secretaria do Juizado Especial, a primeira etapa da eliminação será de aproximadamente 52 mil processos do 1º Juizado Especial Cível, que se encontram no arquivo geral. A eliminação das ações judiciais transitadas em julgado será precedida de edital, contendo a relação dos processos que serão descartados e a data da audiência pública, publicado com antecedência de 45 dias.

Eliminação

A lista, tanto dos processos arquivados, já extintos e nos quais não consta a observação a que alude o § 5º, do art. 21 da Lei nº 1.071/90, como dos processos findos ou com trânsito em julgado, de interesse das partes que foram cientificadas da eliminação, quando da distribuição do pedido, será afixada nas dependências dos Juizados e no Fórum da Comarca, em local visível e de fácil acesso, além da disponibilidade aos interessados no Portal do Poder Judiciário Estadual na Internet, no endereço eletrônico: www.tjms.jus.br .

Após o trânsito em julgado, as sentenças, acórdãos e decisões recursais monocráticas, bem como acordos e suas homologações que foram prolatados depois da implantação do Sistema de Automação da Justiça (SAJ), deverão ser extraídos dos processos originários e mantidos com a capa dos respectivos processos, para identificação, e arquivados posteriormente em meio eletrônico, ficando à disposição das partes. Esses documentos são de guarda permanente e deverão ser recolhidos às unidades de arquivo, que serão responsáveis por sua gestão.

Nos processos cíveis de execução, os títulos executivos extrajudiciais poderão ser entregues às partes mediante requerimento ao juízo. Poderão ser eliminados, imediatamente, após 180 dias contados do trânsito em julgado, os processos nos quais o juiz conste identidade de causa com questão reiteradamente apresentada ao juízo

Os autos dos processos criminais poderão ser eliminados após cinco anos do trânsito em julgado da sentença penal condenatória e em um ano, nos demais casos.

Enquanto o recurso estiver pendente de julgamento, os autos não poderão ser eliminados. A eliminação de autos físicos será feita uma vez por ano, de preferência no primeiro semestre, ou após, se verificada a necessidade de realização de descarte de autos em cada juízo.

É lícito às partes e interessados requererem cópias, desentranhamento de peças, documentos ou até mesmo a requisição integral do processo, a suas expensas, mediante petição ao Juiz titular do Cartório, demonstrando o interesse e a legitimidade do pedido, dentro do prazo de 45 dias, a partir da publicação do edital no Diário da Justiça.

A eliminação dos autos físicos das ações judiciais transitadas em julgado será realizada observando critérios de preservação ambiental, a qual será levada a efeito, preferencialmente, por meio da reciclagem do material descartado.